Bedienungsanleitung

Überblick

Der Spyra Rocks Fuhrparkmanager dient zur Verwaltung von Fahrzeugen, Fristen, Wartungen, Kosten, Dokumenten und Fotos.

Die App ersetzt einfache Tabellenlösungen und bietet eine zentrale Übersicht über den Fuhrpark. Fahrzeuge können angelegt, gepflegt, mit Fristen versehen und mit Einträgen wie Wartung, Reparatur, Kauf, Verkauf oder Dokumenten ergänzt werden.

Demo-Version

Für Interessenten kann eine Demo-Version bereitgestellt werden. Die Demo zeigt die Funktionen mit Beispieldaten und setzt sich automatisch nach etwa 60 Minuten zurück.

Demo öffnen

Ersteinrichtung

Beim ersten Start einer neuen Installation ist noch kein Passwort gespeichert. Die App zeigt deshalb automatisch die Ersteinrichtung an.

Dort wird ein eigenes Passwort vergeben. Dieses Passwort wird verschlüsselt als Hash in der Datenbank gespeichert.

Anmeldung

Beim Öffnen der App erscheint die Loginseite. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Fuhrparkmanager geöffnet. Über Abmelden kann die Sitzung beendet werden.

Dashboard

Das Dashboard zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

• Fahrzeuge gesamt: Anzahl aller erfassten Fahrzeuge.
• Aktive Fahrzeuge: Fahrzeuge, die aktuell im Fuhrpark geführt werden.
• HU/TÜV bald oder überfällig: Hinweise auf anstehende oder verpasste Termine.
• Kosten: zusammengefasste Kosten aus den erfassten Einträgen.

Zusätzlich zeigt das Dashboard wichtige anstehende Fristen, damit fällige Termine schneller auffallen.

Fahrzeuge

Im Bereich Fahrzeuge werden alle Fahrzeuge des Fuhrparks verwaltet.

Die Fahrzeugliste zeigt unter anderem Kategorie, Fahrzeugbezeichnung, Kennzeichen, Status und wichtige Fristen. Über die Fahrzeugliste kann ein Fahrzeug geöffnet und bearbeitet werden.

Fahrzeug anlegen

Ein neues Fahrzeug wird über Fahrzeug anlegen erstellt.

Typische Angaben sind:

• Kategorie
• Bezeichnung
• Kennzeichen
• Status
• HU/TÜV
• Versicherung
• Steuer
• Ölwechsel
• Notizen

Nach dem Speichern erscheint das Fahrzeug in der Fahrzeugliste und kann weiter gepflegt werden.

Fahrzeug bearbeiten und Historie

Beim Öffnen eines Fahrzeugs werden die Stammdaten und die zugehörige Historie angezeigt.

Die Historie enthält Einträge wie Kauf, Wartung, Reparatur, Versicherung, Steuer, HU/TÜV, Reifen, Batterie, Kosten, Dokumente oder Verkauf/Stilllegung.

Kategorien verwalten

Die Fahrzeugkategorien sind verwaltbar. Dadurch ist die App nicht auf feste Fahrzeugarten beschränkt.

Typische Startkategorien sind:

• PKW
• Transporter
• LKW
• Bus
• Motorrad
• Moped / Roller
• Quad / ATV
• Anhänger
• Sattelanhänger
• Wohnwagen
• Wohnmobil
• Traktor
• Zugmaschine
• Landwirtschaftlicher Anhänger
• Arbeitsmaschine
• Anbaugerät / gezogenes Gerät
• Sonstiges

Kategorien können angelegt, umbenannt und deaktiviert werden.

Status und Fristen

Der Fahrzeugstatus beschreibt den aktuellen Zustand eines Fahrzeugs, zum Beispiel fahrbereit, stillgelegt, verkauft oder außer Betrieb.

Die Fristenübersicht zeigt wichtige Termine wie HU/TÜV, Versicherung, Steuer oder Ölwechsel. Die App kennzeichnet Termine sinngemäß als:

• ok: aktuell kein unmittelbarer Handlungsbedarf
• bald fällig: Termin steht demnächst an
• überfällig: Termin wurde bereits überschritten

So lassen sich fällige Aufgaben rechtzeitig erkennen.

Wartung und Kosten

Im Bereich Wartung & Kosten werden die Einträge aus allen Fahrzeugen gesammelt angezeigt. Die Übersicht dient zum Filtern, Suchen und Auswerten.

Neue Einträge gehören immer zu einem Fahrzeug. Öffnen Sie deshalb zuerst das Fahrzeug und legen Sie dort einen neuen Eintrag an.

Mögliche Eintragsarten sind unter anderem:

• Kauf
• Versicherung
• Steuer
• HU/TÜV
• Wartung
• Reparatur
• Ölwechsel
• Reifen
• Batterie
• Kosten
• Dokument/Fotos
• Verkauf/Stilllegung
• Sonstiges

Durch diese Historie bleibt nachvollziehbar, welche Arbeiten, Kosten und Ereignisse zu einem Fahrzeug gehören.

Dokumente und Fotos

Zu Fahrzeugen können Dokumente und Fotos hochgeladen werden.

Beispiele:

• Fahrzeugschein
• TÜV-Berichte
• Versicherungsunterlagen
• Rechnungen
• Kaufverträge
• Fotos
• Reparaturbelege

Die Dateien werden im Upload-Ordner der App gespeichert.

CSV-Import

Der Fuhrparkmanager kann bestehende Fahrzeugdaten aus einer CSV-Datei übernehmen, zum Beispiel aus einer bisherigen Numbers- oder Tabellenverwaltung.

Der Import ist besonders hilfreich, wenn bereits eine Liste mit Fahrzeugen, Kennzeichen und HU/TÜV-Terminen vorhanden ist.

Beim Import werden neue Kategorien bei Bedarf automatisch angelegt. Nach dem Import sollten die Daten kontrolliert und gegebenenfalls ergänzt werden.

Drucken und PDF

Der Fuhrparkmanager enthält Druckansichten, die für DIN A4 quer optimiert sind.

Verfügbare Druckansichten sind:

• gesamte Fahrzeugliste
• Fristenübersicht
• einzelnes Fahrzeug

Die Druckansicht wird im Browser geöffnet. Über den Druckdialog kann die Ansicht gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen befinden sich administrative Funktionen.

• Kategorien verwalten
• Passwort ändern
• Wartung
• Backups verwalten
• Systemcheck

Passwort ändern

Beim Ändern des Passworts muss zuerst das aktuelle Passwort eingegeben werden. Danach wird das neue Passwort zweimal eingetragen und gespeichert.

Das neue Passwort sollte sicher gewählt und nicht öffentlich weitergegeben werden.

Passwort zurücksetzen

Wenn das Passwort vergessen wurde, kann es über eine Reset-Datei zurückgesetzt werden. Diese Funktion ist bewusst nur mit FTP-Zugriff möglich.

1. Per FTP im Fuhrparkmanager diese Datei anlegen: data/passwort-reset.txt
2. Als Inhalt reicht zum Beispiel: RESET
3. Danach im Browser öffnen: /fuhrpark/?p=passwort_reset
4. Neues Passwort setzen.

Nach erfolgreichem Zurücksetzen wird die Reset-Datei automatisch entfernt.

Backups verwalten

Unter Einstellungen → Wartung → Backups verwalten können Sicherungen erstellt und verwaltet werden.

Mögliche Aktionen:

• Backup erstellen
• Backup herunterladen
• einzelnes Backup löschen
• Backup wiederherstellen
• alle Backups nach Sicherheitsabfrage löschen

Der Fuhrparkmanager sichert neben der Datenbank auch die hochgeladenen Dateien im Ordner uploads/.

Vor einer Wiederherstellung wird automatisch eine Sicherheitskopie erstellt.

Systemcheck

Der Systemcheck prüft, ob die App korrekt eingerichtet ist.

Geprüft werden unter anderem:

• benötigte Ordner
• Schreibrechte
• Schutzdateien
• Datenbank
• Upload-Verzeichnis

Über Zurück zur App gelangt man wieder in den Fuhrparkmanager.

Hinweise zur Nutzung

Der Fuhrparkmanager sollte regelmäßig gepflegt werden. Besonders HU/TÜV, Versicherung, Steuer, Wartungen und Reparaturen sollten zeitnah eingetragen werden.

Dadurch bleiben Fristen, Fahrzeughistorie und Kosten nachvollziehbar und die App kann als zentrale Fuhrparkdokumentation genutzt werden.